中国石油大学(华东)大学生创新创业项目报销指南
发布时间: 2017-03-02  作者:  浏览次数: 438

一、报销内容

1.经费报销必须实报实销,支出必须有合理依据,不得以非项目研究花销的发票或购买发票来套取经费,发现违规者严肃处理。

2.不在报销范围内的发票:餐费、汽油费、日用品、通话费、公交车票、公交卡充值费、收据、上车后补的长条汽车票、宣传用品、文化用品、体育用品等。电脑、手机、MP3、移动硬盘等非项目研究必需品原则上不允许购买。

3.购买的材料必须与公司经营项目一致,如食品店开出电子类器材发票属于无效发票。

4.因项目所需的出差必须填写审批单(见《附件:中国石油大学因公出差审批单》),写明出差内容与相关信息(审批内容勿填),提前提交到行政楼904进行审核,住宿应严格按照审批表中标准执行,超标部分不予报销。大创项目涉及出差一律无补助。

5、凡是外出报销(离开青岛前往其他城市),除了审批单意外,也必须要填写差旅费报销单,包括往返车票以及住宿费等。有关差旅费报销单的填写要求如下:

(1)出租车票不需要填写报销单(出租车票单独归类整理即可)

(2)往返东营的校车车票,不需填写报销单

(3)普通汽车票、火车票必须填写报销单

(4)必须是往返车票可以报销,单程车票无法报销

(5)每张报销单只可填写一个往返旅程的具体花销

(6)火车票较多的项目组,请尽量用不多于5人的火车票报销,尽量选用票面额较大的车票!

6.青岛市的住宿发票原则上不予报销;青岛市以外的出差,超过1天的差旅票必须有住宿,并有往返车票,单独住宿费发票不予报销。

7.报销外出参加会议的会务费应提供会务费发票、会议通知或会议证明。报销测试分析费应附合同、计价单和测试分析报告。报销版面费,须提供论文录用的相关证明材料,同时学生需为第一作者(论文标注大学生创新创业训练计划资助)。

8、所有发票背面须有项目负责人的签字,购买实物类(主要办公用品类)每张发票必须有指导教师签字,其他发票指导教师在同类发票的其中一张发票背面注明合计张数、合计金额后签字报销。(为保险起见,可以在每张发票的后面都签上指导教师和项目负责人的名字)

9、报销之前发票须分类处理,并计算出分类发票的总金额和全部发票的金额。分类如:汽车票、火车票、出租车票、办公用品、住宿费等,提交时用一张A4纸分类注明好每一类发票的名称、合计张数、合计金额。同类发票汇总好之后,需要在每类其中一张发票背面注明项目名称。具体见附件2

二、发票要求

1.发票必须是正规发票,必须符合财务规定(本年度或上一年度)和报销范围(差旅、实验材料、论文版面费等)。

2.发票要求盖有公司的发票专用章(章上有一串税号)或财务专用章。不能从票面反映业务内容的发票如定额发票,经办人须附注具体支付事由的说明。

3.发票抬头填写“中国石油大学(华东)”或“中国石油大学”或空着,不可为个人。(此条只针对实物性(办公用品类等)、住宿费等的发票,车票不在其中)

4.发票要保持整洁,特别是正面不能涂改,签字及其他说明需写在发票背面,除非背面有复写,用铅笔书写无效。

5.报销须由项目负责人本人报销,所有发票背面须有项目负责人的签字,购买实物类每张发票需点明采购(项目负责人)、验收(指导教师)、主管(空着),其他发票指导教师可在同类发票的其中一张发票背面注明合计张数、合计金额后签字。

6.报销之前发票须分类处理,并计算出分类发票的总金额和全部发票的金额。分类参考:

(1)办公费:日常办公用品及其他零星支出等,发票项目名称为“办公用品”的,须控制在项目总经费的5%以内;

(2)印刷费:复印打印费、图书费、邮电费、装订费、出版费、检索费、版面费等;

(3)差旅费:车船费、住宿费、外出参加会议的会务费等;

(4)专用材料费:各种原材料、化学试剂及测试、化验、加工费等;

(5)专用设备购置费:按规定纳入固定资产管理的各类设备等。

7.单张发票(联号发票视同一张)金额超过1000元的,须实行转账结算,可通过提前索取发票进行转账汇款,也可通过借款转账。借款转账:如需借款,需以指导教师的名义提前到教务处办理借款手续,问清对方的公司名称、开户银行和账户,由财务处直接汇款,同时保留好发票及时到财务处办理借款冲账手续,责任由指导教师承担。需转账支付的发票请在发票背面写上(转账支付,对方的公司名称、开户银行和账户。)

8.超过500元的耗材类发票须附有对方公司开具的耗材清单及公司财务章,凡发票中项目名称为“办公用品”、“实验耗材”等的发票,如没有耗材清单或金额较小的,须在发票背面写清楚购买物品。在超市购买的办公用品类,需要有超市出具的机打流水发票,不能是清单形式。具体见附件3和附件4.

三、资产管理

1.原则上不允许购买1000元以上的设备,如确实实验需要,而我校没有的小型设备,需提交申请并经导师、学院主管院长、教务处许可后可以购买。

2.购买超过1000元的设备需要到资产设备处(办公楼1001室)领取设备验收单入资产管理,由教务处或学院进行资产保管。

3.所有项目受学校资助购买的材料,所有权归学校。项目结束后,须将设计制作的实物、购买的图书等上交学校。

四、其他

1.如卖方只能开具增值税发票,所需学校相关信息如下:

开户名:中国石油大学(华东)

开户行:中国银行股份有限公司东营石油大学支行

账号:226007659217;税号:370502493400001

2.各项目购买材料尽可能不要挂在教师的账上,购买材料预先列个计划,经导师许可后可通过导师购买,同时开出发票;如果挂在教师的账上,请分阶段从有关商户开出发票,临时性集中开出的发票一律不予报销。校内购置药品等发票一律转账。

3.项目中期检查不通过者或已终止的项目不能报销,如有发现学校将追回经费并严肃处理。

4.项目管理中的其他问题,请依据《中国石油大学(华东)大学生创新创业训练计划项目管理办法》(中石大东发2012[37])文件。

5. 如需转账支付的发票请在发票背面写上(转账支付,对方的公司名称、开户银行和账户)。



大创报销相关表格123.rar


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